Ab 2025: E-Rechnung wird Pflicht in Deutschland!

Die Zeit für den Empfang von E-Rechnungen ist JETZT! Bereiten Sie sich schon heute auf den zukünftigen Versand von E-Rechnungen vor!

Ab dem 1. Januar 2025 tritt die E-Rechnungspflicht für Geschäfte zwischen umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Kraft.

Das bedeutet: Rechnungen müssen ab 2027, spätestens ab 2028 digital erstellt und versendet werden, der Empfang ist bereits ab 2025 verpflichtend.

Warten Sie nicht länger! Egal ob Einzelunternehmen, Personengesellschaft oder GmbH – ob klein oder groß, Dienstleister, Händler, Arzt, Heilberufler oder Vermieter: Alle Unternehmen sollten jetzt handeln!

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Sie ermöglicht eine automatische Verarbeitung ohne manuelle Eingriffe und entspricht den gesetzlichen Vorgaben gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU.

Merkmale einer E-Rechnung

Strukturiertes Format (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD)
Maschinenlesbar und für automatische Buchhaltungssysteme geeignet
Elektronische Übermittlung und Verarbeitung
Enthält alle gesetzlichen Pflichtangaben einer Rechnung

Was ist KEINE E-Rechnung?

❌ Ein einfaches PDF-Dokument per E-Mail
❌ Ein gescannter Beleg oder eine Papierrechnung

Formate der E-Rechnung

In Deutschland werden vorrangig zwei Formate genutzt:
📌 XRechnung: Ein XML-basiertes Format, besonders für den öffentlichen Sektor empfohlen
📌 ZUGFeRD: Kombiniert ein strukturiertes XML-Dokument mit einer PDF-Datei für die visuelle Darstellung

Vorteile der E-Rechnung

Schnellere Verarbeitung & weniger Fehler
Reduzierung von Papier und manuellen Eingaben
Einhaltung gesetzlicher Anforderungen ab 2025
Bessere Nachvollziehbarkeit und Archivierung

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können – eine rechtzeitige Umstellung auf digitale Prozesse lohnt sich also!

Ab 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen in Deutschland immer wichtiger, insbesondere durch die neue E-Rechnungspflicht. Zwei der wichtigsten Formate sind ZUGFeRD und XRechnung. Doch worin unterscheiden sie sich, und welches Format eignet sich für Ihr Unternehmen?

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist ein hybrides Rechnungsformat, das eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten kombiniert. Dadurch kann eine Rechnung sowohl visuell als PDF gelesen als auch automatisch von Buchhaltungssystemen verarbeitet werden. ZUGFeRD ist besonders benutzerfreundlich und eignet sich für Unternehmen aller Größen, die eine einfache digitale Rechnungsverarbeitung anstreben.

Was ist XRechnung?

Die XRechnung ist das von der öffentlichen Verwaltung in Deutschland vorgeschriebene Format für elektronische Rechnungen. Es basiert auf einem reinen XML-Datensatz, der speziell für den standardisierten und automatisierten Austausch entwickelt wurde. Öffentliche Auftraggeber in Deutschland dürfen seit 2020 nur noch elektronische Rechnungen im XRechnungs-Format akzeptieren.

Welches Format passt zu Ihnen?

  • ZUGFeRD eignet sich für Unternehmen, die sowohl mit öffentlichen als auch privaten Geschäftspartnern arbeiten und ein flexibles Format bevorzugen.
  • XRechnung ist zwingend erforderlich für Rechnungen an Behörden und öffentliche Auftraggeber.

Mit der neuen E-Rechnungspflicht wird es immer wichtiger, sich frühzeitig mit diesen Formaten vertraut zu machen. Wir unterstützen Sie gerne bei der Umstellung!

Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen und verarbeiten können. Diese Pflicht gilt unabhängig von der Unternehmensform oder Branche – betroffen sind beispielsweise:

Einzelunternehmen, Personengesellschaften und GmbHs – egal ob Kleinunternehmen oder Großkonzern
Dienstleister, Händler, Handwerksbetriebe
Ärzte, Heilberufler und Freiberufler
Vermieter Immobilien jeder Art

Empfangsstruktur und E-Mail-Postfach

Um den E-Rechnungsempfang effizient zu gestalten, empfiehlt es sich, eine zentrale E-Mail-Adresse wie z. B. rechnung@ihrunternehmen.de einzurichten. Dies erleichtert die interne Verarbeitung und stellt sicher, dass Rechnungen nicht verloren gehen.

Revisionssichere Archivierung

Unternehmen sind verpflichtet, empfangene E-Rechnungen revisionssicher zu archivieren. Das bedeutet:

Unveränderbarkeit – Rechnungen dürfen nicht nachträglich geändert werden
Ordnungsgemäße Speicherung – digitale Ablage in einem Archivsystem oder einem DMS (Dokumentenmanagementsystem)
Zugriff & Nachvollziehbarkeit – Rechnungen müssen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (i. d. R. 10 Jahre) jederzeit abrufbar sein

Wer noch kein entsprechendes System nutzt, sollte frühzeitig eine geeignete Lösung implementieren, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und den Buchhaltungsprozess zu optimieren.

Bis Ende 2026: PDF-Rechnungen mit Zustimmung weiterhin erlaubt

Von 2025 bis Ende 2026 dürfen Unternehmen weiterhin Rechnungen als Papierdokument oder PDF versenden, sofern der Empfänger zustimmt. Dies gibt Betrieben die Möglichkeit, ihre Systeme schrittweise an die neuen Anforderungen anzupassen.

Besondere Regelung für kleine Unternehmen bis Ende 2027

Für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro bleibt diese Übergangsfrist bis Ende 2027 bestehen. Sie können also bis dahin weiterhin Rechnungen als PDF oder Papier versenden, ohne dass eine Zustimmung des Empfängers erforderlich ist.

Ab 1. Januar 2028: Verpflichtende E-Rechnung für alle

Spätestens ab 2028 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen in einem strukturierten Format ausstellen. Ein einfaches PDF genügt dann nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen.

Jetzt handeln und frühzeitig umstellen

Obwohl es Übergangsfristen gibt, empfiehlt es sich, schon jetzt auf E-Rechnungen umzusteigen. Unternehmen profitieren von:

Effizienteren Buchhaltungsprozessen
Kosteneinsparungen durch digitale Workflows
Besserer Übersicht und Nachvollziehbarkeit von Rechnungen

Wer sich frühzeitig vorbereitet, vermeidet Stress bei der Umstellung und sichert sich Wettbewerbsvorteile durch eine digitale Rechnungsverarbeitung.

Für die Ausstellung gibt es jedoch Ausnahmen und Übergangsregelungen.

🚫 Privatpersonen (B2C-Geschäft) – Die Pflicht gilt nur für den unternehmerischen Bereich. Rechnungen an Endverbraucher dürfen weiterhin als PDF oder auf Papier ausgestellt werden.

🚫 Kleinbetragsrechnungen – Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro sind von der Pflicht ausgenommen. Diese können weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnung erstellt werden.

🚫 Fahrausweise

🚫 Bestimmte steuerfreie Umsätze – Leistungen, die gemäß § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei sind (z. B. bestimmte Finanz-, Versicherungs- oder Heilberufe), unterliegen nicht der E-Rechnungspflicht, soweit keine grundsätzliche Rechnungspflicht besteht

🚫 Kleinunternehmer (§ 19 UStG) – Kleinunternehmer sind nicht verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen, müssen aber E-Rechnungen empfangen können.

1. Gesetzliche Voraussetzungen

Pflicht zur E-Rechnung ab 2025

  • Ab dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
  • Einer Zustimmung zum Empfang bedarf es nur, wenn die E-Rechnung entweder nicht verpflichtend ist z.B. bei Versand an Privatpersonen oder eine nicht der EU-Norm entsprechende E-Rechnung verschickt wird.

Pflichtangaben gemäß UStG

  • Eine E-Rechnung muss alle Pflichtangaben einer Rechnung gemäß § 14 UStG enthalten, z. B.:
    • Name und Anschrift von Rechnungssteller und Empfänger
    • Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Steuerbetrag
    • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
    • Leistungsbeschreibung und Rechnungsbetrag

Echtheit und Unversehrtheit

  • Die Identität des Rechnungsausstellers muss eindeutig sein, der Inhalt der Rechnung darf nicht verändert und nicht veränderbar sein.
  • E-Rechnungen müssen mit aktuellen Medien lesbar sein.

Revisionssichere Archivierung

  • E-Rechnungen müssen 8 Jahre lang unveränderbar und nachvollziehbar gespeichert werden.
  • Ein Ausdruck reicht nicht aus, eine Umbenennung für interne Zwecke ist zulässig.
  • E-Mails oder andere Daten, die den Rechnungseingang belegen, müssen gespeichert werden, idealerweise in einem separaten Verzeichnis für Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • Beim Herunterladen von E-Rechnungen muss der Eingang dokumentiert werden, eine reine E-Mail-Benachrichtigung reicht nicht aus.

2. Organisatorische & technische Voraussetzungen

E-Rechnungssystem oder Software

  • Unternehmen benötigen eine ERP-/Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen im richtigen Format erstellen kann.
  • Alternativ können Online-Tools oder Cloud-Lösungen genutzt werden.

Elektronischer Rechnungseingang

Schulung und Anpassung interner Prozesse

  • Mitarbeitende in Buchhaltung und Finanzwesen sollten geschult werden.
  • Arbeitsabläufe müssen an den digitalen Rechnungsprozess angepasst werden.

1. Steuerliche Konsequenzen

📌 Verlust des Vorsteuerabzugs:

  • Falls eine Rechnung nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht (z. B. kein strukturiertes Format, sondern nur ein PDF), kann das Finanzamt dem Rechnungsempfänger den Vorsteuerabzug verweigern.
  • Unternehmen, die keine E-Rechnung ausstellen, riskieren, dass ihre Geschäftspartner die Rechnung zurückweisen.

📌 Verstoß gegen die Rechnungsstellungspflicht (§ 14 UStG):

  • Unternehmen sind verpflichtet, eine ordnungsgemäße Rechnung zu erstellen. Eine nicht konforme Rechnung kann vom Finanzamt als steuerlich nicht gültig angesehen werden.

2. Ordnungswidrigkeiten und Bußgelder

📌 Bußgelder wegen Pflichtverstoß:

  • Die Finanzverwaltung kann Verstöße gegen die E-Rechnungspflicht als Ordnungswidrigkeit einstufen.
  • In der Vergangenheit wurden für fehlerhafte oder fehlende Rechnungen Bußgelder von bis zu 5.000 Euro verhängt (§ 26a UStG).

3. Vertragliche und geschäftliche Risiken

📌 Rechnungsempfänger kann Zahlung verweigern:

  • Unternehmen sind nicht verpflichtet, eine Rechnung zu akzeptieren, die nicht den gesetzlichen Vorgaben entspricht.
  • Geschäftspartner können die Rechnung zurückweisen und eine korrekte E-Rechnung anfordern, was den Zahlungseingang verzögern kann.

📌 Vertragsstrafen oder Schadensersatzforderungen:

  • In einigen Geschäftsverträgen oder AGB kann eine vertragliche Pflicht zur E-Rechnung festgelegt sein. Bei Verstößen können Schadensersatzforderungen oder Vertragsstrafen drohen.

Fazit

Wer ab 2025 keine E-Rechnungen empfangen kann oder ab 2028 keine E-Rechnungen ausstellt, riskiert steuerliche Nachteile, Bußgelder und Zahlungsausfälle. Unternehmen sollten daher rechtzeitig auf die neuen Anforderungen umstellen, um rechtliche und finanzielle Risiken zu vermeiden.