Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle in Deutschland ansässigen Unternehmen elektronische Rechnungen (E-Rechnungen) empfangen und verarbeiten können. Diese Pflicht gilt unabhängig von der Unternehmensform oder Branche – betroffen sind beispielsweise:
✔ Einzelunternehmen, Personengesellschaften und GmbHs – egal ob Kleinunternehmen oder Großkonzern
✔ Dienstleister, Händler, Handwerksbetriebe
✔ Ärzte, Heilberufler und Freiberufler
✔ Vermieter Immobilien jeder Art
Empfangsstruktur und E-Mail-Postfach
Um den E-Rechnungsempfang effizient zu gestalten, empfiehlt es sich, eine zentrale E-Mail-Adresse wie z. B. rechnung@ihrunternehmen.de einzurichten. Dies erleichtert die interne Verarbeitung und stellt sicher, dass Rechnungen nicht verloren gehen.
Revisionssichere Archivierung
Unternehmen sind verpflichtet, empfangene E-Rechnungen revisionssicher zu archivieren. Das bedeutet:
✅ Unveränderbarkeit – Rechnungen dürfen nicht nachträglich geändert werden
✅ Ordnungsgemäße Speicherung – digitale Ablage in einem Archivsystem oder einem DMS (Dokumentenmanagementsystem)
✅ Zugriff & Nachvollziehbarkeit – Rechnungen müssen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (i. d. R. 10 Jahre) jederzeit abrufbar sein
Wer noch kein entsprechendes System nutzt, sollte frühzeitig eine geeignete Lösung implementieren, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und den Buchhaltungsprozess zu optimieren.